Sekretariatspraxis
Teil 1 - Arbeitstechniken im Büro
 Ein Training für Sekretärinnen, die ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen wollen und Mitarbeiterinnen, die sich für die Aufgaben im Sekretariat vorbereiten.

Lernziele: Die Teilnehmerinnen sind in der Lage, durch die Anwendung rationaler Arbeitstechniken die Aufgaben im Sekretariat zielgerecht zu erfüllen. Die Kenntnis der Regeln der zeitgemäßen, schriftlichen und mündlichen Kommunikation gibt Ihnen Sicherheit bei der Informationsverarbeitung.
Inhalte: Rationelle Arbeitstechniken
  • Zielplanung/Zeit- und Terminplanung
  • Postein- und ausgang
  • Organisation von Besprechungen
        und Konferenzen
  • Schriftgutverwaltung
  • Checklisten als Hilfsmittel


    • Kommunikation und Verhalten
    im Sekretariat
  • Sachebenen und
        Beziehungsebenen
  • Erwartungen an die Sekretärin
  • Verhalten am Telefon
    •      		Moderne Korrespondenz
  • Die wichtigsten Regeln
        der DIN 5008
  • Was sage ich?  -  wie sage ich es?
  • Wie gestalte ich den Text
  • Berichte und Aktennotizen
  • Briefe, die zum Erfolg führen


    • Kurze Einführung in die
    moderne Protokollführung




    Teil 2 - Chefentlastung und Korrespondenztechnik
    Dieses Training ist für Sekretärinnen vorgesehen, die ihr vorhandenes Wissen vertiefen wollen.

    Lernziele: Die Teilnehmerinnen lernen, den bürotechnischen Ablauf verantwortlich zu organisieren. Sie sind in der Lage, die persönliche und telefonische Kommunikation wirkungsvoll zu beeinflussen. Durch die Anwendung des modernen Korrespondenzstils und der rationellen Protokollführung können Sie die schriftliche Kommunikation optimal abwickeln.
    Inhalte: Chefentlastung
  • selbständige Erledigung
        der Sekretariatsarbeiten
  • Wiedervorlagesystem
  • Aufgaben bei Abwesenheit
        des Chefs
  • Koordination von Arbeitsabläufen
        zwischen Chef - Sekretärin -
        Mitarbeitern
  • Das Anforderungsprofil
        an die Sekretärin


    • Kommunikation
  • Fragetechnik und Gesprächsführung
  • effizientes und Kosten sparendes
        Telefonieren
  • Personalgebundene Information
  • Gruppenverhalten und Gruppenleistung
    •      		Reibungslose Bewältigung
    der Korrespondenz
  • Der moderne Korrespondenzstil:
        kurz und klar - aber höflich
  • sich im Gespräch mit dem
        Briefpartner sehen
  • wirkungsvolle Geschäftsbriefe
  • Briefe zu besonderen Anlässen



    • Protokollführung
  • Protokollarten
  • Protokollsprache
  • stilistische Besonderheiten
  • Aufnahmetechnik/
        äußere Gestaltung
  • Aufbewahrung, Information,
        Termine
    •



    Teil 3 - Telefonpsychologie
    Dieses Training ist für Sekretärinnen und Mitarbeiter/innen gedacht, die durch Telefonkontakt Image und Erscheinungsbild ihres Unternehmens beeinflussen.

    Lernziele: Durch aktives Lernen und Praxistraining erlernen die Teilnehmer/-innen den Anrufer einschätzen, auf ihn einzugehen und die richtigen positiven Worte zu verwenden. Ein perfekter Gesprächsablauf gilt als Schlüssel, um auch mit außergewöhnlichen Streßsituationen fertig zu werden.
    Inhalte: Die Sekretärin am Telefon:
  • Visitenkarte des Chefs


    • Persönliche Ausstrahlungskraft
    am Telefon
  • Klangfärbung der Stimme
  • Gewandtheit und Ausdruckkraft


    • Umgang mit Menschen am Telefon
  • Schnelles Erkennen der
        menschlichen Verhaltenstypen
        (Verhaltenspsychologie)
  • Auf den Menschen eingehen
        (Motivationspsychologie)
  • Die richtigen Worte finden
        und schlagfertig sein
        (Kommunikationspsychologie)


    • Praxistraining     		Perfekter Gesprächsablauf
  • Melde- und Vorstellungsphase
        der erste Eindruck zählt
  • Problem- und Zuhörphase
        aktiv zuhören - gezielt fragen
  • Schluss- und Verbindungsphase
        zufriedene Gesprächspartner


    • Jeder Situation gewachsen zu sein
  • Abschirmen des Chefs
  • Glaubwürdig "abwimmeln"
  • Namen von Anrufern und
        Angelegenheiten erfragen
  • Aggressive Anrufer beruhigen
  • Beschwerden und Reklamationen
  • Plump-vertrauliche Anrufer abwehren
  • Schwätzer zum Thema bringen
  • Gezielte Fragetechnik bei Wortkargen
  • Streß bewältigen durch rationelles
        Telefonieren
    •



    Teil 4 - Sicheres Auftreten und aktuelle Umgangsformen
    Ein Training für Mitarbeiterinnen aus Vorzimmer und Sekretariat von Hauptabteilungen und Geschäftsführung (oder ähnlichen Verwaltungsebenen)

    Lernziele: Die Teilnehmerinnen sollen ihr eigenes Verhalten erkennen und bewerten können. Sie sollen herausfinden, welche Stärken sie ausbauen und welche Schwächen sie überwinden können. In Lehrgesprächen und Rollenspielen sollen nachfolgende Fragen beantwortet werden:
  • Warum ist der erste Eindruck so entscheidend?
  • Wie verhalte ich mich korrekt?
    •
    Inhalte: Gesprächs- und Redearten
  • Der Chef als Gesprächspartner
  • Informations- und Unterhaltungs-
        gespräche mit Besuchern
        und Mitarbeitern



    • Gesprächsführung und Redetechnik
  • Passende Einleitungen
  • Mimik und Gestik
  • Umgang mit Kritik
    •      		Selbstsicheres Auftreten
  • Körpersprache erkennen und
        gezielt einsetzen>


    • Umgangsformen
  • Der erste Eindruck
  • Namen und Titel
  • Vorstellen und Bekannt machen
  • Grüßen und Begrüßen
  • Modernes "Miteinander-Umgehen"
  • "Du" und "Sie"
  • Konversation/Small talk
  • Der Tisch und seine Kultur
  • Die richtige Kleidung
    •



    Termine:   2 Tage

    Montag/Dienstag
    Mittwoch/Donnerstag
    oder 2 x Samstag

    09:00 – 16:00 Uhr

      4 Abende

    Montag/Dienstag bzw.
    Mittwoch/Donnerstag

    17:30 – 20:45 Uhr

    Preise:


    Je Kurs         		  EURO
          Netto MWST Brutto
               

    Im Schulungspreis sind Übungsunterlagen enthalten.
    Kalt- und Warmgetränke sowie Gebäck während der Pausen.
    In der Mittagspause (Tagesschulung) sind Sie Gast unseres Schulungszentrums.

    Teilnehmeranzahl: Mindestens 5 Personen - maximal 10 Teilnehmer.
    Firmenschulungen nach Vereinbarung.

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